KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA BİLGİLENDİRME VE ONAY METNİ

Şirketimiz 07.04.2016 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 6998 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” uyarınca “Veri Sorumlusu” sıfatını taşımaktadır. GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, Şirket olarak ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişiler dahil, Şirket ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile KVK Kanunu’nda tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi izah edildiği surette ve mevzuat tarafından belirlenen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

Tanımlar

Metin: İşbu aydınlatma metnini ifade etmektedir.

Veri: Elektronik olarak bilgisayarda ya da bir takım kâğıt bazlı dosyalama sistemlerinde saklanan bilgileri ifade etmektedir.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Şirket, müşteri tercihlerini anlamak ve daha iyi hizmet vermek ve benzeri amaçlar ile internet siteleri aracılığıyla, genel olarak “web kayıt bilgisi" adı verilen verileri (kullanıcıların internet tarayıcılarına, mobil cihazlarına, işletim sistemine, ziyaret ettiği sayfalara, bu sayfalara eriştiği diğer internet sayfalarına, ilgili internet sitesini ziyaret ettiği tarih ve zamana, ziyaret edilen spesifik sayfalara ve daha fazlasına ait bilgiler ve benzerlerini) toplayabilir ve internet sitesinde yer alan sayfaların ziyaret edilmesi halinde, çerezleri (cookies) kullanabilir. Bu kapsamda Kişisel Veri elde edilmesi ya da bu yol ile toplanan verilerin birlikte işlenmesi halinde belirli bir kişiye işaret etmeleri durumunda, çerezler ve web kayıt bilgileri de işbu Metne tabi olacaktır.

Özel Nitelikli / Hassas Kişisel Veri: Irka, etnik kökene, siyasi düşüncelere, felsefi inanca, dine, mezhebe veya diğer inançlara, kılık ve kıyafete, dernek, vakıf ya da sendika üyeliklerine, sağlığa, cinsel hayata, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ve biyometrik verilere ilişkin verileri ifade etmektedir. Hassas veriler sadece sıkı şartlar altında işlenebilirler ve işlenmesi genellikle veri sahibinin açık rızasını gerektirmektedir.

Veri İlgilisi veya Sahipleri: Kişisel Verileri GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından işlenen çalışanlar dahil tüm gerçek kişileri kapsamaktadır. Veri sahibi Türk vatandaşı olmak ya da Türkiye’de ikamet etmek zorunda değildir. Tüm veri sahipleri, kendi kişisel verilerine ilişkin yasal haklara sahiptir.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir. Bu kişilerin, Kanun’a uygun olarak uygulamalar ve ilkeler belirlemek yönünde sorumlulukları vardır. GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin iş süreçlerinde kullanılan tüm kişisel verilere ilişkin veri sorumlusu ilgili GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ olmaktadır.

Veri İşleyen: Bir veri sorumlusu tarafından verilen yetkiye dayanarak ve onun adına veri işleyen herhangi bir kişidir. Veri sorumlusunun çalışanlar bu tanımın dışındadır, ancak uygulanabilir olması halinde, GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ adına kişisel veri işleyen tedarikçiler, iş ortakları ve diğer üçüncü kişiler bu tanıma dahil edilebilir.

Veri İşleme / İşleme: Veri kullanımına ilişkin her türlü aktiviteyi kapsamaktadır. Verinin elde edilmesi, kaydedilmesi ya da tutulmasını, ya da veriyi düzenlenme, değiştirme, geri alma, kullanma, açıklama, silme ya da yok etme de dâhil olmak üzere veri üzerinde yürütülen bir veya bir takım işlemleri içerir. Verinin üçüncü kişilere aktarılması da verinin işlenmesi anlamına gelmektedir.

YÖNTEM

GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ olarak, veri sorumlusu sıfatı ile çağrı merkezlerimiz, yazılı iletişim kanallarımız, sosyal medya sayfalarımız, mobil iletişim kanalları, mağaza içi iletişim kanalları ve/veya bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü kanallar aracılığı ile; onayınız dahilinde elde ettiğimiz kişisel ve/veya özel nitelikli kişisel verileriniz tamamen veya kısmen elde edilebilir, kaydedilebilir, saklanabilir, depolanabilir, değiştirilebilir, güncellenebilir, periyodik olarak kontrol edilebilir, yeniden düzenlenebilir, sınıflandırılabilir, işlendikleri amaç için gerekli olan ya da ilgili kanunda öngörülen süre kadar muhafaza edilebilir, kanuni ya da hizmete bağlı fiili gereklilikler halinde GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin birlikte çalıştığı özel-tüzel kişilerle ya da kanunen yükümlü olduğu kamu kurum ve kuruluşlarıyla ve/veya Türkiye'de veya yurt dışında mukim olan ilgili 3. kişi gerçek kişi/tüzel kişilerle paylaşılabilir/devredilebilir, kanuni ya da hizmete bağlı fiili gereklilikler halinde yurtdışına aktarılabilir. GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ müşterilerinin hizmetlerimizden faydalanabilmesi, onayınız halinde kampanyalarımız hakkında sizleri bilgilendirmek, öneri ve şikayetlerinizi kayıt altına alabilmek, sizlere daha iyi hizmet standartları oluşturabilmek, GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması gibi amaçlarla ve her halükarda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak kişisel verilerinizi işleyebileceğimizi bilginize sunarız.

KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI, İŞLENMESİ VE AMAÇLARI

GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ olarak, veri sorumlusu sıfatıyla, mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülüklerimiz çerçevesinde; uzun ve kısa süreli araç kiralama, satım, devir, tescil, zayi, ruhsat yenileme ve çıkarma, plaka yenileme ve çıkarma, trafik müşavirlik hizmetleri, ikinci el araç satışı ve satış sonrası hizmetlerin gereği gibi yerine getirilmesi, toptan yedek parça ve aksesuar satışı, sigorta ve finansman hizmetlerinin temini vb. hizmetlerimizden faydalanabilmeniz, onayınız halinde kampanyalarımız hakkında sizleri bilgilendirmek, öneri ve şikayetlerinizi kayıt altına alabilmek, sizlere daha iyi hizmet standartları oluşturabilmek, GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması gibi amaçlarla kişisel verilerinizi sözlü, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik yöntemlerle toplamaktayız. GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından Kişisel Veriler, Kanunda ve bu Metin’de öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlenir. GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, Kişisel Verileri işlerken aşağıdaki ilkelerle hareket eder: - Kişisel Veriler, ilgili hukuk kurallarına ve dürüstlük kuralının gereklerine uygun olarak işlenir.

- Kişisel Verilerin doğru ve güncel olması sağlanır. Bu kapsamda verilerin elde edildiği kaynakların belirli olması, doğruluğunun teyit edilmesi, güncellenmesi gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi gibi hususlar özenle dikkate alınır.

- Kişisel Veriler; belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenir. Amacın meşru olması, GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin işlediği Kişisel Verilerin, yapmış olduğu iş veya sunmuş olduğu hizmetle bağlantılı ve bunlar için gerekli olması anlamına gelir.

- Kişisel Veriler, GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi ile bağlantılı olup, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan Kişisel Verilerin işlenmesinden kaçınılır. İşlenen veriyi, sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olanla sınırlı tutar. Bu kapsamda işlenen Kişisel Veriler, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülüdür.

- İlgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre bulunması halinde bu sürelere uyum gösterir; aksi durumda Kişisel Veriler’i, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Kişisel Veri’nin daha fazla muhafaza edilmesi için geçerli bir sebep kalmaması durumunda, söz konusu veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Kişisel Veriler’i veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlemez. Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın Kişisel Veriler işlenebilecektir.

- GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini açık rıza olmasa dahi kanunlarda açıkça öngörülen hallerde işleyebilir. Örneğin; Vergi Usul Kanunu’nun 230. Maddesi uyarınca fatura üzerinde ilgili kişinin adına yer verilmesi için ilgili kişinin açık rızası aranmayacaktır.

- Fiili imkânsızlık nedeni ile rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişilerin kendisinin ya da başka bir kişinin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için Kişisel Veriler açık rıza olmadan işlenebilir. Örneğin kişinin şuurunun yerinde olmadığı veya akıl hastası olması sebebiyle rızasının geçerli olmadığı bir durumda, hayat veya beden bütünlüğünün korunması amacıyla, tıbbi müdahale yapılması sırasında, Kişisel Veri Sahibi’nin Kişisel Veriler’i işlenebilecektir. Bu bağlamda kan grubu, geçirilen hastalıklar ve ameliyatlar, kullanılan ilaçlar gibi veriler, ilgili sağlık sistemi üzerinden işlenebilir.

- GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait Kişisel Veriler işlenebilecektir. Örneğin, yapılan bir sözleşme gereği paranın ödenmesi için alacaklı tarafın hesap numarası bilgisi alınabilecektir.

- GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmek için zorunlu ise, Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini işleyebilir.

- GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından Kişisel Veri Sahipleri’nin kendisi tarafından alenileştirilen bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan Kişisel Veriler’i, korunması gereken hukuki yarar ortadan kalktığından işlenebilir.

- GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, hukuken meşru bir hakkın kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olduğu hallerde Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini açık rıza aramaksızın işleyebilir.

- GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, Kişisel Veri Sahipleri’nin Kanun ve Politika kapsamında korunan temel hak ve özgürlerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerinin temini için Kişisel Veriler’in işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda Kişisel Veri Sahipleri’nin Kişisel Veriler’ini işleyebilir. Şirket, Kişisel Veriler’in korunmasına ilişkin temel ilkelere uyulması ve Kişisel Veri Sahipleri’nin menfaat dengesinin gözetilmesi konusunda gerekli hassasiyeti göstermektedir.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlemez. Ancak sağlık ve cinsel hayat dışındaki Kişisel Veriler, kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin Kişisel Veriler, GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis ve tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunduğumuz koşullarda ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenir. GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Özel Nitelikteki Kişisel Veriler’in işlenmesinde Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması konusunda gerekli işlemleri yürütmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİ TOPLAMA VE İŞLEMEDE RIZA ARANMAYAN HALLER

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrası uyarınca, kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusu sıfatıyla GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Şirketin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, hallerinde GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin açık rıza almaksızın kişisel verileri işleyebilme hakkı mevcuttur. Yayımlanan veya kamuya açıklanan ya da kanunlarda yer alan açıklık ilkesi uyarınca resmi sicillerde veya bilançolar ile faaliyet raporlarında yer alan ve ya kanunlardaki hükümler gereği kamunun aydınlatılması bakımından açıklamakla yükümlü olunan Veriler ile GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından tabi olduğu mevzuattan kaynaklanan kanuni yükümlülüklerinin yerine getirilmesi için ve/veya yasal zorunluluklar nedeniyle ve/veya kanunlarda sırları talep edebilecek kişilere Verilerin aktarılması yükümlülüğünün yerine getirilmesi için yapılacak Veri açıklama, kullanım ve aktarımlarının GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin sır saklama yükümlülüğüne tabi olmadığını ve bu Veriler için ayrıca bir muvafakatname alınmasına gerek kalmaksızın GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA söz konusu Verileri ilgili kişilere açıklamaya, vermeye, işlemeye ve aktarmaya yetkilidir.

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI VE ŞARTLARI

GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Kişisel Verileri işleme amaçları doğrultusunda gerekli gizlilik koşullarını oluşturarak ve güvenlik önlemlerini alarak Kişisel Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerini ve Özel Nitelikli Kişisel Verileri üçüncü kişilere Kanuna uygun olarak aktarabilir. GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Kişisel Verilerin aktarılması sırasında Kanunda öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ meşru ve hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan, Kanunun 5. maddesinde belirtilen Kişisel Veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak Kişisel Verileri üçüncü kişilere: Kişisel Veri sahibinin açık rızası var ise; Kanunlarda Kişisel Verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise, Kişisel Veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve Kişisel Veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa, Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait Kişisel Verinin aktarılması gerekli ise, GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için Kişisel Veri aktarımı zorunlu ise, Kişisel Veriler, Kişisel Veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise, Kişisel Veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise, Kişisel Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin meşru menfaatleri için Kişisel Veri aktarımı zorunlu ise aktarabilir.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılma Şartları

GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda Kişisel Veri Sahibi’nin Özel Nitelikli Kişisel Veriler’ini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir. (i) Kişisel Veri Sahibi’nin açık rızası olması halinde veya (ii) Aşağıdaki şartların varlığı halinde Kişisel Veri Sahibi’nin açık rızası aranmaksızın;

Kişisel Veri Sahibi’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,

Kişisel Veri Sahibi’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.

Kişisel Verilerin İşlenme ve Aktarılma Amaçları

Kişisel Veriler; hukuka ve Kanun’un amacına uygun olarak GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin İnsan kaynakları politikalarının en iyi şekilde planlanması ve uygulanması, Ticari ortaklıklarının ve stratejilerinin doğru olarak planlanması, yürütülmesi ve yönetilmesi, Kendisinin ve iş ortaklarının hukuki, ticari ve fiziki güvenliğinin temini, Kurumsal işleyişinin sağlanması, yönetim ve iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, Ürün ve hizmetlerinden Kişisel Veri Sahipleri’nin en iyi şekilde faydalandırılması ve onların talep, ihtiyaç ve isteklerine göre özel hale getirilerek önerilmesi, Veri güvenliğinin en üst düzeyde sağlanması, Veri tabanlarının oluşturulması, İnternet sitesinde sunulan hizmetlerin geliştirilmesi ve sitede oluşan hataların giderilmesi, Kendisine talep ve şikâyetlerini ileten Kişisel Veri Sahipleri ile iletişime geçmesi ve talep ve şikâyet yönetiminin sağlanması, Etkinlik yönetimi, İş ortakları veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi, Personel temin süreçlerinin yürütülmesi, Grup Şirketleri’nin personel temin süreçlerine ve ilgili mevzuata uyum konusunda destek olunması, Grup Şirketleri’nin faaliyetlerinin ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, Grup Şirketleri’nin şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi konusunda destek olunması, Finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi, Şirket hukuk işlerinin icrası/takibi, İtibarının korunmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilmesi, Yatırımcı ilişkilerinin yönetilmesi, Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi, Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi. amaçlarıyla sınırlı olarak Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında işlenir. Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, Kanun kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından açık rızanız temin edilmektedir.

KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ, SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, SAKLANMA SÜRESİ

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kanun’un amacını düzenleyen 1. Madde ile Kanun’un kapsamını düzenleyen 2. Madde’ye uygunluğunun denetimi amacıyla, Kişisel Veriler; her türlü sözlü, yazılı, elektronik ortamda; teknik ve sair yöntemlerle, çağrı merkezi, GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ internet sitesi, mobil uygulama gibi muhtelif yollardan, mevzuat, sözleşme, talep ve isteğe dayalı hukuki sebepler çerçevesinde yasadan doğan sorumlulukların eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi için toplanır ve Şirket veya Şirket tarafından görevlendirilen veri işleyenler tarafından işlenir.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi

Kişisel Veriler’in silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak kaydı ile GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, bu Kanun ve diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlemiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Veriler’i resen veya veri sahibinin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kişisel Veriler’in silinmesi ile bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek şekilde imha edilir. Buna göre Kişisel Veriler, kayıtlı oldukları evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülemeyecek şekilde silinir. Kişisel Veriler’in yok edilmesi ise, bilgilerin tekrar geri getirilemeyecek ve kullanılamayacak şekilde, verilerin kaydedildiği evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi veri saklamaya elverişli materyallerin yok edilmesini ifade etmektedir. Verilerin anonim hale getirilmesiyle, Kişisel Veriler’in başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi kastedilmektedir.

Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, Kişisel Veriler’i mevzuatta öngörülmesi durumunda, bu mevzuatta belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ‘ nin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca, dürüstlük kuralları çerçevesinde işlenmesini gerektiren süre kadar işlemekte daha sonra silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmektedir. Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ ne yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, Kişisel Verilerin elde edilmesi sırasında, verisi işlenecek olan gerçek kişileri bilgilendirmek ile yükümlüdür. Bu bilgilendirme yükümlülüğün kapsamı, aşağıdaki gibidir:

- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

- Kişisel Verilerin hangi amaçla işleneceği,

- İşlenen Kişisel Verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

- Kişisel Veri toplamanın yönetimi ve hukuki sebebi ile hakları.

GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, bu konuda, sistemlerinde işlemek üzere Üçüncü Kişilerden veri elde etme araçları vasıtasıyla gerekli bilgilendirmeleri yapacak ve aydınlatma yükümlülüğünün gerçekleştirildiğinin ispatı için veri işlemeye ilişkin Veri Sahiplerinden aydınlatılmış onam alacaktır. Kişisel Veriler, GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin elektronik ticaret, satış mağazaları dahil tüm satış kanalları, şubeleri, internet siteleri, üçüncü kişilerden hizmet alınabilecek çağrı merkezi ve benzeri diğer tüm kanalları aracılığıyla otomatik ya da otomatik olmayan yollarla sözlü, yazılı veya elektronik olarak toplanabilecektir.

- Yazılı Şekilde Kişisel Veri Elde Edilmesi: Yazılı şekilde Kişisel Veri elde edilmesi sırasında GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, işbu Metne dayanarak revize edilecek yeni ilgili form ve bilgilerin kullanılması kaydıyla verilerin işlenmesine ilişkin Aydınlatma Yükümlülüğünü yerine getirecektir. Ayrıca, müşteri ilişkisi kurulan kişilerden alınacak İzinli İletişim Formları dahil her tür form ve sözleşme, her ne kadar ilgili veri grubunun işlenmesi Kanun uyarınca istisna kapsamında değerlendirilebilse de Kişisel Verilerin işlenmesine ilişkin Veri İlgilisinin açık rızasını gösterecek şekilde revize edilecektir. Müşteri ilişkilerinde, Kanun’a uyumu tevsik eder nitelikteki yeni formlar, belgeler ve bilgilendirmeler kullanılacak; tüm ilgili çalışanlar bu konuda gerçek kişiye yeterli düzeyde detaylı bilgiyi sağlamak ve referansları göstermek konusunda eğitilecektir. Mutlak surette, Kişisel Verilerin aydınlatılmış onamların yer aldığı yazılı formlar ile elde edilmesi temin edilecektir.

- Sözlü Şekilde Kişisel Veri Elde Edilmesi: Hâlihazırda alınan İzinli İletişim Formları uyarınca işlenen mevcut müşterilere ilişkin herhangi bir şekilde veya mevcutta olmayan yeni bir veri elde edilmesi ve Çağrı Merkezi aracılığıyla veri elde edilmesi sırasında Kişisel Verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma yükümlülüğüne dair bilgi verilecektir. Sözlü veri elde edilmesi sırasında, önceden bilgi verilmek kaydıyla görüşmenin kaydedildiği hatırlatılacak ve Kişisel Verilerinin işbu Politika ve var ise mevcut İzinli İletişim Formlarına dâhil olarak işleneceği konusunda onam verildiği teyit edilecektir. Çalışan ve Çağrı Merkezi, iş yapış süreçleri bu çerçevede yeniden değerlendirilecek ve uygulanacaktır.

- Elektronik Ortamda Kişisel Veri Elde Edilmesi: Elektronik ticaret kanalları ve GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin diğer internet kanalları ile elde edilen veriler de işbu Aydınlatma Metni dâhil olmak üzere, Kişisel Verilerin elde edilmesi ve işlenmesini gerektiren tüm sözleşme ve belgeler / bağlantı adresleri / internet sayfaları Kişisel Verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirecek şekilde revize edilmiştir. İşbu Metin tüm internet sayfalarından ulaşılabilecek şekilde, GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin internet sitelerinde yer alacak ve veri elde edilmesini gerektirebilecek her bağlantı adresinde veri elde edilmesi için GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından veri işlenmesinin onaylanmasını gerektiren sistemler kurulacaktır. Kişisel Verilerin işlenmesine onam verildiği açıkça işaretlenmedikçe, girilen hiçbir bilgi ve belge otomatik olarak hiçbir GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ sistemine kaydedilmeyecek ve her ne şekilde olursa olsun işlenmeyecektir.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA YÖNELİK HAKLARINIZ

GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ilgili kişilerin yazılı, sözlü, elektronik e-posta ile bildirdiği aşağıdaki taleplerine karşılık verecektir:

a) GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin kendilerine ilişkin kişisel verileri işleyip işlemediğini ve hangi kişisel verileri işlediğini öğrenme,

b) İşleme faaliyetinin amaçlarına ilişkin bilgi alma,

c) GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’ nin yurt içinde veya yurt dışında kişisel verileri aktardığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) Kanun’a uygun olarak kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi talebi halinde; yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve

h) Kişisel verilerinin birer kopyasını alma.

Görüş ve sorularınızla ilgili bizimle iletişime geçebilirsiniz. KVK Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz.

Kişisel Veri Sahibi Başvuru Usulü

Yukarıda belirtilen haklarınıza ilişkin taleplerinizi iletmek “Başvuru Formu’nu” kullanabilirsiniz.

Taleplerinize ilişkin başvurularınızı;

Elden

İadeli taahhütlü mektupla

Noter aracılığıyla

Cevizlidere Mahallesi Gökkuşağı Caddesi No:61/C Balgat / Çankaya Ankara adresine ıslak imzalı kopyası ile veya

Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından öngörülen başkaca bir yöntem ile, iletebilirsiniz. Talebiniz mümkün olan en kısa sürede ve her halükarda KVKK’da belirtilen süre içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır. Ancak, başvurunuza ilişkin tarafımızca verilecek yazılı cevabın 10 sayfayı geçmesi ve/veya CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesini gerektirmesi halinde “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” hükümleri dahilinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ücrete tabi olacaktır.

Sizin adınıza 3. kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel yetkili vekaletname bulunmalıdır.

Başvurunuzun incelenmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin işlemin bir maliyet gerektirmesi halinde Şirketimizce Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir

İşbu formda yer alan ve şahsıma ait bilgilerin GRİ RENT ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ve bağlı şirketleri ile çalışanları, anlaşmalı olunan danışmanlar gibi ifa yardımcılarıyla paylaşılacağını kabul ve beyan ederim.